10 sposobów jak zaoszczędzić czas w pracy

jak zaoszczędzić czas

Jak zaoszczędzić czas, żeby osiągnąć więcej mniejszym nakładem sił? To nie jest kolejny tekst z abstrakcyjną radą w stylu „skup się na najważniejszym”. W artykule opisuję konkretne 10 sposobów, które mnie osobiście pozwalają zaoszczędzić czas w pracy.

 


1. Nie chodzę na spotkania


Kiepski pierwszy punkt u osoby, która prowadzi 3 usługowe firmy, prawda? A jednak, przestrzeganie tylko tej jednej zasady pozwala mi zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie.

 

Przyznaję, że awersja do spotkań pozostała mi jeszcze z czasów pracy w korporacji, gdzie odbyłam chyba setki zupełnie nie potrzebnych spotkań i narad. Zastanawiałam się, skąd u niektórych tak żywa potrzeba spotkania, skoro większość szczegółów współpracy można spokojnie ustalić telefonicznie lub mailowo. Dochodzę do wniosku, że niektóre osoby po prostu tak mają. Jednak to nie oznacza, że zawsze muszę się zgadzać na spotkania, które w mojej opinii nie są niezbędne dla prowadzenia współpracy.

 

Naturalnie, przy dużych, skomplikowanych projektach spotkania, nawet regularne, bywają nieodzowne, ale po wielu latach pracy wiem, że jest to procentowy odsetek całości. W dzisiejszych czasach, w dobie internetu i doskonałych sposobów komunikacji na odległość, poświęcanie 1 czy 2 godzin na dojazd i powrót (takie są realia w Warszawie, gdy na spotkanie muszę dojechać z Mokotowa do centrum) jest dla mnie zwykłą stratą czasu. Wolę ten czas poświęcić na merytoryczne, ważne zadania.

 


2. Nie przyjmuję wszystkich ofert współpracy


To nie dotyczy tylko współprac, które realizuję z Partnerami na blogu, ale generalnie pracy dla jakiegokolwiek klienta (również w mojej kancelarii patentowej). Co do zasady to, że ktoś oferuje mi wynagrodzenie za pracę nie oznacza, że taką ofertę MUSZĘ przyjąć. Moje podejście nie jest popularne. Często, gdy o nim mówię głośno, budzi zdziwienie i szepty za moimi plecami w stylu „taa, ciekawe co ona takiego robi, że może sobie pozwolić…”, a bywa też, że niedoszli Klienci reagują oburzeniem. Ostateczna decyzja zawsze należy do mnie, a nie każda oferta, na której mogę zarobić jest pracą, którą będę chciała wykonać.

 

Zobrazuję to na 2 przykładach:

  1. Zakładając kancelarię obiecałam sobie, że będę, w miarę możliwości, przyjmować tylko te sprawy, które będą dla mnie ciekawe i rozwijające, a nade wszystko sprawy, w które wierzę, bez konieczności pójścia na kompromis. Obawiałam się na samym początku, oczywiście. Czy będę się w stanie utrzymać, czy zarobię na chleb. Dziś już wiem, że takie podejście się zwyczajnie opłaca. Moi Klienci polecają sobie dalej moje usługi, ponieważ wiedzą, że oferuję usługi najwyższej jakości i poświęcam im maksimum swoich umiejętności. Dlatego, że wierzę w projekty, które razem realizujemy.
  2. Podobnymi założeniami kieruję się, dobierając Partnerów, z którymi współpracuję na blogu. Gdyby poszła na skróty, mogłabym zarobić dużo, duuużo więcej. Firm, które chcą ze mną współpracować jest bardzo dużo (zwłaszcza z branży odzieżowej). Jednak, nie wystarczy, że Klient przyjmie moje stawki, wymagam jeszcze, żeby nasza misja była spójna, żebyśmy w promocji danego produkt lub usługi kierowali się podobnymi wartościami. Trudne, ale WARTO.

 


3. Nie odpisuję natychmiast na maile (lub nie odpowiadam wcale)


Wiem, netykieta i takie tam. WYPADA, żeby na wiadomość odpisać w ciągu 24 godzin. Wszystko super, tylko wiecie co? Gdybym miała się do tego stosować, nie robiłabym całe dnie NIC innego, tylko odpisywałabym na maile. 3 firmy to 3 skrzynki pocztowe wołające o uwagę. Na maile staram się odpowiadać blokowo, a raz w tygodniu, w piątek mam żelazną regułę inbox zero – wyzerowania skrzynek lub ustawienia zadań do realizacji w kolejnym tygodniu.

 

Największy kłopot mam z wiadomościami od Was, Czytelników bloga lub książki. Każda wiadomość sprawia mi niewiarygodną radość, ale choćbym chciała najbardziej na świecie, nie na każdą jestem w stanie odpowiedzieć. Bo Was są tysiące, a ja jestem jedna. Nie na każdą wiadomość odpowiem (ale zawsze przeczytam!!!). Przykro mi, ale taką podjęłam decyzję.

 

Ostatnio poszłam o krok dalej. Jeśli ktoś z Was próbował się ze mną skontaktować poprzez fanpage na Facebook’u zapewne przeczytał taką wiadomość: 

Witaj (tu imię),

przepraszam, ale w chwili obecnej nie odpowiadam na wiadomości Facebook-owe. Będę wdzięczna za kontakt mailowy na mój adres: blog@simplicite.pl.

Dziękuję i pozdrawiam serdecznie!
Katarzyna Kędzierska
http://www.simplicite.pl

 

Ten drobny zabieg pozwolił mi przekierować korespondencję na maila i w ten sposób przestać się rozpraszać w kolejnym kanale komunikacji. Ich mnogość sprawia, że zwyczajnie zapominam komuś odpisać. W skrzynce mailowej mam wszystko pod ręką w jednym miejscu.

 


4. Nie piszę postów gościnnych (co do zasady)


Na samym początku blogowania pojawianie się gościnnie na innych blogach jest bardzo pożądane. To może brzmi cynicznie, ale tak naprawdę jest to tajemnica poliszynela. Pisanie postów gościnnych pozwala na zdobycie pierwszej fali Czytelników (o ile pisze się sensownie, oczywiście :)). W chwili obecnej, gdy mam już ugruntowaną społeczność i stałych Czytelników wolę przekierować swoją uwagę na nich, na tworzenie dla nich dobrej, wartościowej treści już u siebie na blogu.

 

Naturalnie, to nie jest żelazna zasada. Czasami podejmuję się napisania czegoś gościnnie (np. ostatnio u Andrzeja Tucholskiego), gdy proponowany projekt jest wartościowy, gdy cenię czyjąś twórczość lub zwyczajnie lubię Autora bloga. W pozostałych przypadkach wolę tworzyć u siebie, bo wydatek czasowy i energetyczny na stworzenie dobrej treści jest bardzo wysoki.

 


5. Nie udzielam wywiadów


W chwili obecnej, po premierze książki dostaję ok. 2-3 propozycji tygodniowo udzielenia wywiadu do różnorakich mediów. I tu również jestem bardzo selektywna. Kieruję się podobnymi kryteriami, co przy artykułach gościnnych. Napisanie sensownych odpowiedzi do wywiadu to również wysiłek czasowy i energetyczny, bo gdy zdecyduję się coś zrobić, staram się to zrobić porządnie. Dlatego czasami wolę odmówić, a ten czas przeznaczyć ponownie na realizację ważnych dla mnie zadań.

 


6. Nie obniżam swojego wynagrodzenia w nadziei na profity w przyszłości


Bardzo rzadko negocjuję swoje stawki. Z szacunku do siebie i do swoich Klientów. A już zupełnie nie kupuję deklaracji w postaci „proszę wyjątkowo obniżyć stawkę, z pewnością będziemy współpracować wielokrotnie w przyszłości i w sumie zarobi Pani miliony monet”. Szkoda mi czasu na takie negocjacje.

 

Tutaj, nawiązując do punktu nr 1, nie jeżdżę również na spotkania, żeby omówić potencjalne szczegóły współpracy w przyszłości, bez żadnego wcześniejszego podania konkretów. Cenię swój czas równie mocno jak szanuję swoich Klientów. W przeciwnym razie nie osiągnęłabym nic.

 


7. Nie odbieram służbowych telefonów poza godzinami pracy lub w trakcie zadań wymagających skupienia


Dość oczywista zasada, trudna do wyegzekwowania na co dzień, ale nieodzowna. Bardzo rzadko zdarza się sytuacja, w której sprawa jest na tyle pilna, że wymaga mojej natychmiastowej reakcji. W większości przypadków mogę spokojnie oddzwonić, gdy tylko skończę pracę koncepcyjną.

 

Na początku mojej pracy w swojej firmie zdarzało się, że Klienci dzwonili wieczorami lub weekendy. Może nie było to nagminne, ale zdarzało się. Powolutku, asertywnie uczyłam wszystkich, że telefon odbieram wyłącznie w ciągu godzin pracy. I nigdy żaden projekt, żadna praca na tym nie ucierpiała. Szanując innych, nie zapominam o szacunku do samej siebie.

 


8. Aktywnie deleguję zadania


Nie jestem perfekcyjna, nie chcę być wielozadaniowa. Wiele czynności, które trzeba wykonać prowadząc firmę jest dla mnie trudnych lub nie widzę sensu w ich uczeniu się. Te czynności deleguję. W zasadzie deleguję w 3 najważniejszych sferach:

  1. Księgowość – kwestie księgowe, kontakt z Urzędem Skarbowym i odpowiedzialność, która się z tym wiąże, niezwykle mnie stresują. Prowadzę sprawy przed sądami, przed polskim Urzędem Patentowym czy przed Urzędem Unii Europejskiej ds. własności intelektualnej, ale US i ZUS mnie onieśmielają. :) Na samiutkim początku prowadzenia własnej działalności próbowałam rozliczać się sama, ale było to dla mnie bardzo uciążliwe, zawsze miałam wrażenie, że czegoś nie zrobiłam i US się przyczepi. Dlatego zdecydowałam się na zatrudnienie biura księgowego. Z perspektywy czasu wiem, że dobra księgowa to skarb.
  2. Kwestie techniczne – głównie związane z blogiem, w tym hosting i domeny. Od samego początku mojej blogowania pełni nad nim pieczę Opiekun Bloga. W zasadzie, bez jego pomocy pewnie przestałabym blogować, bo nie byłabym w stanie niczego ogarnąć. Nie żartuję.
  3. Drobne prace administracyjne, w których pomaga mi recepcja Copoint – biura coworkingowego, które prowadzę razem z MM od ponad 6 lat.

 


9. Sprawdzam efektywność działań


Staram się poświęcać zdecydowaną większość swojego czasu działaniom, które przynoszą mi większość korzyści. To niejako podsumowanie większości punktów, które opisałam powyżej. Żeby to miało sens, muszę regularnie sprawdzać, które działania (biznesowe, blogowe) przekładają się na efekty.

 

Na przykład, z tego powodu nie zdecydowałam się dotychczas na wejście w format video i na youtube. Póki co, szacowany nakład czasu i energii na pracę nad nowym formatem nie zakłada równie wysokiego zwrotu w postaci pożądanych efektów. Mała dygresja – w przeciwieństwie do video, intensywnie myślę nad podcastami. Co o tym myślicie? Miałybyście ochotę mnie regularnie słuchać, nie tylko czytać?

 

***

Po co to wszystko? Po to, żeby odzyskać czas na realizację aktualnie ważnych i priorytetowych dla mnie zadań. Bo tylko w taki sposób jestem w stanie tworzyć wartościowe rzeczy, między innymi pisać dla Was, prowadzić 3 biznesowe projekty, pracować nas nowymi.

 

Jak widzicie, moich sposobów naliczyłam 9, a w tytule widnieje 10. Po pierwsze, dziesiątka jakoś wygląda lepiej :), a po drugie, mam nadzieję, że podzielicie się ze mną swoimi sposobami jak zaoszczędzić czas w pracy.

 

Dziękuję, że jesteś. Pozostańmy w kontakcie:

Simplicite Newsletter
zawsze unikatowe treści, bonusowe materiały, poradniki zakupowe i konkursy

 

Wartościowy tekst? Podziel się ze znajomymi. Dziękuję!

  • grhheen

    Mam pytanie nie dotyczące posta. Wiem, że jesteś zaangażowana w Akademię Przyszłości. Zastanawiam się nad wpłatą pieniędzy na określone dziecko. Wg informacji ze strony internetowej jest to 1000 zł za semestr. Zastanawiam się, czy w takim razie podejmując się takiej wpłaty zobowiązuję się tak naprawdę do wpłaty 2×1000 zł (za 2 semestry w roku)?
    Wszystkiego dobrego w Nowym Roku. Pozdrawiam!

    • Pozwolę sobie odpowiedzieć, bo też uczestniczę w tym programie. Ten 1000 złotych jest za cały rok, rzeczywiście niefortunnie nazwany semestrem.

      • grhheen

        Dziękuję za odpowiedź! :-)

    • Cześć! Potwierdziłam u źródła i jest dokładnie tak, jak napisała Agnieszka – 100 zł to jest opłata za cały rok. Pozdrawiam!

      • grhheen

        Super! Dziękuję :-)

  • Ruda

    Myślałam, że pierwszą radą będzie coś w stylu: „nie czytaj blogów, tylko zajmij się pracą” :).
    Oj, chciałabym móc wcielić w życie pkt. 1 i 2 (o ile pierwszy punkt jest niezależny ode mnie i czasem chodzę na bezsensowne spotkania, bo klient tak chce, to drugi punkt to moja pięta Achilesa i ciągle się uczę w bólach). Punkty 6 i 7 – z tym się zgadzam w 100% – raz w życiu obniżyłam wynagrodzenie w nadziei na dalszą współpracę i… nauczyłam się, że to nie ma sensu. Odbieranie telefonów w weekend – czasem się zdarza, ale to jest bardzo rzadkie.
    Nie wiedziałam, że jest coś takiego jak netykieta dotycząca szybkości odpisywania na maile – ale to chyba dotyczy dni roboczych? Pozdrawiam.

    • Haha, dodam ten punkt jako ostatni: „a tak w ogóle, to przestać czytać blogi, tylko zabierz się do roboty!” ;)))

      Nawet, jeśli dotyczy dni roboczych, to i tak się jej nie trzymam. :)

  • Martyna

    Kasiu, dzięki za wartościowy wpis. Naprawdę przydatne rady. Mam pytanie z innej beczki: co to za lakier, który masz na fotce ilustrującej posta? :)

  • Bardzo podobnie do Ciebie dbam o czas w pracy, z telefonem poszłam o krok dalej. W ogóle go nie używam w celach służbowych, jeśli mam omówić coś z klientem to umawiamy się na skype na konkretną godzinę i mogę przeznaczyć mu wtedy znacznie więcej czasu oraz jestem bardzo skupiona na tej rozmowie. Dzięki temu nie rozpraszają mnie dodatkowo niekończące się telefony.

    • MM też tak robi. U mnie większość Klientów jest jeszcze takich nieskypowych. :)

  • Z absurdów korporacyjnych dot. punktu „Nie chodzę na spotkania”.

    Pracowałam kiedyś w pewnej strasznej firmie i było tam tyle spotkań dziennie, że nie dało się wykonywać swojej pracy (średnio zajmowały one 6 godzin!). Co zrobiła firma? Akcję ze „smiesznymi” naklejkami które wisiały w całym biurze z teksami w stylu „upewnij się, czy na pewno musisz zapraszać cały dział marketingu!”…

    Masakra, cieszę się, że już tam nie pracuję od dawna. Toksyczne miejsce na maksa.

    Ja sama stosuję tą zasadę i jak mam sporo spotkań w ciągu dnia, pracuję z domu i nie jadę do naszego biura, albo modyfikuję to sobie elastycznie. Całe szczęście mam fajnego pod tym względem pracodawcę.

    • aga.sk

      Ciekawe, że w korporacjach zawsze wierzą w moc „śmiesznych” naklejek :D Jakby to miało sprawić, że jak za dotknięciem magicznej różdżki znikną problemy z komunikacją, organizacją czasu, czy brakiem innowacyjności. Zastanawiam się co oni dodają do herbatek na tych „brain stormingach”…

  • PP

    Pomysł podcastów bardzo mi się podoba, pozwoli zaoszczędzić trochę czasu i zamiast słuchać radia stojąc w korkach mogłybyśmy być na bieżąco z Twoimi artykułami. Czytelnicy niejednokrotnie pisali że bardzo lubią twój głos :)

  • Marta Wilk

    Jak zwykle Twój tekst trafią do mnie i zostaje w głowie. Pracując w korpo przeszłam kilka sposobów prowadzenia swojej pracy z klientem. Początkowo wszyscy stawiali na spotkania „w4oczy”, stopniowo jednak wyparły to rozmowy telefoniczne i e-maile. Super sposobem na rozmowę oko w oko nie ruszając się z miejsca jest Skype. Wielokrotnie pomógł mi załatwić istotne kwestie nie tracąc możliwości analizy wyrazu twarzy rozmówcy. Myślę, ze jest to kluczowa rzecz, która trzyma ludzi w przekonaniu, że takie spotkania na żywo są niezbędne. Pozdrawiam

  • Kate

    Bardzo dobry tekst, każdy powienien się nad czymś takim zastanowić.
    Masz świetny głos, więc podcasty jak najbardziej na tak!
    Wszystkiego dobrego na ten rok Kasiu!

  • Pierwszy punkt też mnie dotyczy i podzielam Twoje zdanie. Kojene pasują już bardziej do osób, któe prowadzą współprace z firmami i zajmują się freelancingiem.

    Jestem w trakcie kursu nauczycielskiego i kiedy mam do przygotowania z innymi uczestnikami prezentacje albo podzielnie obowiązków musimy się koniecznie spotkać za każdym razem. Przychodzimy na takie spotkanie i okazuje się, że nie wiemy nawet od czego zacząć. Jak najbardziej wolę pracować przez internet i spotkać się ewntualnie aby podsumować i poćwiczyć prezentację.

  • Z wielką przyjemnością będę słuchać Twoich podcastów Kasiu ! :) Jesteś taką ciepłą osobą ale jednocześnie zdroworozsądkowo patrzącą na świat – inspirujesz! :) Chciałabym być kiedyś tak opanowana i pełna harmonii jak Ty! Pozdrawiam ciepło i czekam na pierwsze podcasty :)

  • Podcast super! Uwielbiam słuchać w drodze, przy sprzątaniu, gotowaniu! :)

  • Zgadzam sie w 100% na temat spotkan. Z moich doswiadczen wynika, ze ludzie przychodza nieprzygotowani. Z reguly dopiero na spotkaniu czytaja dokumenty, a co dopiero mowic o jakichs pomyslach. Strata czasu. Pozostale punkty sa rowniez sensowne.
    Co do podkastow, wideo itp jestem na nie. Wole czynne pozyskiwanie tresci. Ponadto, czytajac, sama decyduje ile na to poswiece czasu i kiedy. Czytam szybciej niz prelegent mowi.

    • Też tak mam! Czytam szybciej, niż ktoś mówi, dlatego zamiast podcastów, najczęściej czytam transkrypcje, a na youtube przyspieszam nagranie. ;) Dlatego też tak się zastanawiam nad tym tematem. Na pewno nie zamienię słowa pisanego wyłącznie na mówione, ale inny sposób komunikacji może byłby dla części osób atrakcyjny. Pomyślę. :)

      • ja też przyspieszam na youtube zawsze :) Ale możesz po prostu szybko mówić lub wrzucać podcast na youtube nie jako filmik ale jako nagranie z tylko jednym tłem w postaci jakiegoś zdjęcia/grafiki :)

  • Monika Pruś

    Podcasty to zdecydowanie dobry pomysł ;)

  • Podcasty w Twoim wykonaniu to super pomysł. Jakiś czas temu odtworzyłam sobie fragment „Chcieć mniej” czytany przez Ciebie i uznałam, że mogłabym słuchać Twojego głosu o wiele częściej. Kibicuję tej myśli :)

  • Marta M

    Pracowałam kiedyś w kancelarii, gdzie szef przyjmował każdą sprawę, niezależnie od stanu swojej wiedzy i zasadności postawy klienta. Niesamowitym odkryciem po zmianie pracy było dostrzeżenie, że nowa szefowa bierze tylko sprawy, które są (w jej przekonaniu) warte czasu i uwagi. Jeszcze większym odkryciem było to, że prowadzi kancelarię, a średnio raz na kwartał jeździ na urlop. Okazuje się, że klienci są w stanie to uszanować i nie musi być dostępna 24/7.
    Z treści posta wybrzmiewa zasadnicze motto: „Szanujmy swój czas.” :)

  • Mam wrażenie, że często sami, na własne życzenie fundujemy sobie gorsze warunki pracy. Wszystko w ramach grzecznego „nie wypada”…nie odpowiedzieć na email, odmówić, zażądać odpowiedniej stawki za własną pracę itp. Brawo Kasiu!

  • Ale Ci dobrze z tymi spotkaniami:(!!! u mnie w firmie zebrania są tak naprawdę o niczym, bo wcześniej zdążymy wszystko ustalić mailowo, ale mam takiego zakręconego szefa, który uważa, że bez zebrania sprawa nie została omówiona – musi jeszcze wszystko przyklepać twarzą w twarz. Te same tematy wałkowane są bez przerwy… okropne marnotrawstwo czasu.

  • Taaaak… nieodbieranie telefonów i mejli poza godzinami pracy to coś, z czym zdecydowanie walczę, a jestem dopiero na początku swojej działalności… Niemniej jednak bardzo przydatne tricki, na pewno przydadzą mi się później! :)

  • aga.sk

    Dla mnie złotą zasadą okazało się nie czytanie mejli z urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Mam taką pracę, w której dziennie otrzymuję setki wiadomości, ale moja praca nie poczeka na mnie. Zawsze ustawiam automatyczną odpowiedź z informacją kiedy wracam i kto mnie w tym czasie zastępuje. Jednocześnie proszę o przypomnienie po moim powrocie, jeżeli temat wymaga mojej osobistej uwagi. Czytam jedynie mejle sprzed jednego, dwóch dni, co nie jest już takie straszne. O resztę pytam się moich zastępców. Kiedyś mejle z trzytygodniowego urlopu potrafiłam czytać tydzień! Już nie mówiąc, że przez ten tydzień za dużo nie zrobiłam, a tylko ciągnęłam jakieś zaległe sprawy.

    Drugą rzeczą, która mocno ułatwiła mi pracę, to dobra organizacja poczty elektronicznej. Jeżeli tylko jakąś wiadomość da się odfiltrować automatycznie, to ląduje ona w odpowiednim katalogu. Na każdą regułę mam swoją listę priorytetów. I tak są powiadomienia, na które powinnam spojrzeć w ciągu godziny od dostania, mejle na „to” czytam i odpowiadam na nie w ciągu 24 godzin, ale na te na „cc” już daję sobie czas do końca tygodnia.

    • W punkt! Dobra organizacja skrzynki mailowej jest bardzo ważna. Zawsze dziwi mnie, że mając tyle narzędzi, większość osób używa tylko opcji inbox i ewentualnie archiwum. :)

  • Szczerze podziwiam! <3

  • Najbardziej spodobał mi się punkt ze spotkaniami. Wiele ludzi (!) jeszcze nie ogarnia, że w dobie internetu wiele spraw można załatwić online, ez konieczności zawracania głowy komuś i sobie. Największy problem mam z odbieraniem telefonów poza godzinami pracy. Staram się kłaść telefon jak najdalej od siebie i wyciszam dzwonki, bo inaczej nie mogę się powstrzymać. Chyba wiem nad czym popracować w tym roku ;)

    • Hmm, a spróbuj go wyłączyć może? To na początku wydaje się drastyczne, ale działa!

  • Hmm, trąca mi to esencjalizmem o jakim pisze Greg McKeown. A może to i dobrze, że taki podejście jest co raz popularniejsze inaczej to człowiek by już czasu na sen nie miał. Czytałam niedawno artykuł w „Polityce” o tym, że ludzie są już tak zewsząd rozpraszani, bombardowani informacjami i aplikacjami ze smartfonów, że nie mają czasu na sen. Dodatkowo są miasta np. w Japonii, które zachęcają do prowadzenia aktywnego życia w nocy oferując szereg rozrywek i tym samym do rezygnowania ze snu.

    • Trudno mi skomentować, bo z książki McKeowna przeczytałam tylko 2 pierwsze rozdziały, resztę przekartkowałam. Rozproszenie uwagi spowodowane technologią i nieustannym dostępem do informacji to bardzo duży problem.

  • Jestem w trochę innej sytuacji, bo pracuje na etacie, ale też jako prawnik – i moim problemem zdecydowanie jest nadmiar zadań, z którym nie bardzo mogę walczyć, bo to przełożony a nie ja decyduje, ile jeszcze jest spraw do zrobienia. Staram się każdego dnia planować swoje zadania – wybieram jedno lub maksymalnie dwa które są są danym momencie najważniejsze i na nich się skupiam. Jeżeli zostanie mi trochę czasu – poświęcam go na drobne rzeczy. Jeśli widzę, że odpowiedź na maila zajmie mi kilka minut, odpowiadam od razu. Cały czas walczę z tym by być bardziej skupiona i w danym momencie robić jedna rzecz, ale nie zawsze się go udaje – nie mogę wyłączyć telefonu ani wyjść do drugiego pokoju.

    • Tak, zrób to od razu to potężne narzędzie. :) Może porozmawiaj ze swoim szefem? Zbierz trochę materiałów na temat efektywnej pracy, pokaż badania na ten temat i zaproponuj zmiany. Może akurat szef będzie pod wrażeniem Twojej proaktywności?

  • Moim odkryciem jest wtyczka wyłączająca ścianę na facebooku – dzięki temu mam mniej rozpraszających bodźców w czasie pracy. Bardzo polecam, zwłaszcza tym który musza dużo czasu spędzać na facebooku(News Feed Eradicator for Facebook)

  • zaskoczona

    Z Mokotowa do centrum w godzinę czy dwie? Chyba coś nie do końca prawda…

    • Chyba ktoś już dawno nie próbował dojechać do centrum na spotkanie o 9 rano… :) W korkach w obie strony to żadne zaskoczenie.

  • Psujka

    I znów korpoświat – my rozliczamy się z czasu pracy co do 15 minut. Problem jest taki, że jeżeli zaczniesz pracować wydajniej to zaraz na Twoich barkach wyląduje kolejny projekt (się nudzisz przecież, więc za tę samą pensję będziesz miał 3x tyle pracy co inni którzy „szanują swój czas”). I jak zwykle – pełno frazesów o jakości a liczy się jedynie czas. Niestety – czas i jakość nie zawsze idzie w parze. Kolejną bolączką są spotkania w formie telekonferencji. Niby nie musisz jechać na drugi koniec miasta, ale jest to tak samo nieefektywne jak spotkanie na żywo. W tygodniu kilka telekonferencji na których prowadzący stęka, w tle szczeka pies albo płacze dziecko. Problemy na linii, albo ten czy tamten się nie wyciszył i słychać jak mlaska sobie kanapkę… i taką godzinę możnaby zamienić na meila z 10 punktami – co należy zrobić lub o czym pamiętać. I ostatnia rzecz – współpracownicy – niestety nie każdy ma po drodze z etyką pracy i tak na przykład z dnia na dzień informuje Cię, że odchodzi (jakoś zapomniał powiedzieć, że 3 miesiące temu złożył wypowiedzenie) i cała część jego pracy spada na Ciebie (pozostaje wtedy odwołać wyczekany urlop i zakasać rękawy).
    To wszystko sprawia, że nie zawsze chce się być wydajnym w pracy :) Ja, żeby zapanować nad tym korpo-chaosem postawiłam na zwykły kalendarz z listą „to do” (kalendarz za 6zł pełni taką samą rolę jak planer za 150zł!) i dobrą organizację skrzynki pocztowej. W swojej stopce po danych kontaktowych mam napisane w jakich godzinach pracuję na codzień i absolutnie nie odbieram telefonu po godzinach pracy.

    • Wiem, doskonale Cię rozumiem. Gdy pracowałam w dużej kancelarii musieliśmy zapisywać w systemie każde 15 min. pracy z oznaczeniem, dla którego Klienta pracowaliśmy. Wiem, że to koniecznie, ale masakryczne. Tak sobie myślę, skoro jest tak duży nacisk na wydajność i czas to może porozmawiaj w spokojnej chwili z szefem i zaproponuj mu kilka usprawniających rozwiązań? Jako szef ogromnie doceniam takich pracowników nawet, gdy z innych względów nie mogę natychmiast wdrożyć ich pomysłów w życie.

  • gosia

    Kasiu, a jak rozwiązałaś problem znajomych, którym wydaje się, że udzielenie porady prawnej to coś co można ogarnąć przy piwie (i za piwo, za dziękuję albo wręcz za nic).
    Prowadzę sprawy pro bono, to nie jest kwestia mojej nieuczynności, ale irytuje mnie nadużywanie mojej uprzejmości przez znajomych, niestety nadal nie zawsze potrafię odmówić.

    • Gosiu, chyba nigdy nie miałam z tym aż tak ogromnego problemu, chociaż faktycznie czasami się zdarza… Jeśli przy tym przysłowiowym piwie mogę na szybko komuś coś podpowiedzieć, to tak robię. Najczęściej jednak problem jest złożony, nie na 10 minut rozmowy. Wtedy proszę, żebyśmy odłożyli sprawę i zapraszam na spotkanie do biura w godzinach pracy. Nawet nie muszę wtedy wspominać o cenniku, a i tak rzadko ktoś się faktycznie umawia na spotkanie. ;)) Jeśli ktoś jest trudny (znaczy namolny i „nie rozumiejący”), wtedy mówię wprost, że nie mogę teraz mu pomóc, bo mam inne priorytety i proponuję kontakt do znajomego po fachu, ale to mi się zdarzyło może z 2 razy w życiu.

      • Ruda

        Gdy ktoś mnie prosi o pomoc np. z zakresu prawa pracy, czy prawa rodzinnego lub z innych dziedzin „życiowych”, to mówię zgodnie z prawdą, że się na tym nie znam, bo 10 lat temu zdawałam z tego egzamin i od tej pory się tym nie zajmowałam. Potem mówię, że znam innych prawników, którzy się zajmują tą działką. Jeśli ktoś jest zainteresowany, to daję kontakt. Oczywiście, zawsze się zdarzy ktoś, kto nie rozumie, że obsługa prawna inwestycji budowlanych w instytucjach publicznych to nie to samo, co problemy z deweloperem przy zakupie mieszkania, ale w sumie, to nie mam większych problemów z tym.

    • Ewelina K

      Ja udzielam ogólnych informacji (zazwyczaj jest to taki zakres który spokojnie ogarnęliby artykułami w necie ale im się zwyczajnie nie chce) a jeśli chodzi o konkretną sprawę to wiadomo,że można coś powiedzieć dopiero po analizie, potrzebne są dokumenty etc. i w związku z tym zapraszam do biura bo mało jest takich spraw, które da się rozwiązać ot tak w krótkiej rozmowie.

  • Anna

    Podcasty na tak :)

  • Julia

    Czekam na podcasty! Chętnie obejrzałabym też coś w formie video – może zamiast od razu zakładać kanału na youtube to nagrałabyś jakiś chociażby jeden specjalny odcinek i wstawić go tutaj na blogu albo dać dostęp tylko dla subskrybentów newslettera?

    • Myślałam o nagraniu live na Facebooku, albo jakimś webinarze tylko dla zapisanych. Dobry pomysł?

      • Ewa

        Dobry! :) Jestem również za podcastami, sama z chęcią je słucham :)

  • Gosia Arend

    Podcasty zdecydowanie super pomysł :) Cieszę się, że w końcu gdzieś są wypisane konkrety :)

  • Najbardziej kluczowy dla mnie jest chyba punkt o spotkaniach. W Warszawie faktycznie dojazdy potrafią nam rozbić dzień i cały nasz piękny plan odjeżdża za autobusem, który się pospieszył albo spowalnia, bo autobus tkwi w korku w centrum. Auto niestety też nie gwarantuje swobodnego przemieszczania się z miejsca na miejsce, bo spotkania nie odbywają się raczej o 5 rano albo o 23 :) Zatem – chyba też powinnam przemyśleć sobie, czy aby na pewno zawsze warto ;)

  • Ewelina K

    ja telefony w sprawach służbowych też wolę odbierać w godzinach pracy ale robię wyjątki dla klientów zagranicznych bo wiem, że w godzinach mojej pracy oni też pracują dlatego pozwalam im „na więcej”. Mega ciekawe jest dla mnie to, że nie chodzisz na spotkania, mi one zajmują sporo czasu ale nie wyobrażam sobie w takiej małej prwoincjonalnej kancelarii bez specjalizacji żeby robić to na takich zasadach jak u Ciebie (a szkoda).

  • Podobają mi się te zasady!
    A podcasty to świetny pomysł. Czy sama słuchasz jakiś konkretnych? Polecisz coś?

  • okiemwariata.com

    O tak! Powinnam sobie punkt pierwszy wyryć grubymi literami na desce i powiesić nad biurkiem. Nie mam nic przeciwko spotkaniom, pod warunkiem, że ja lub druga strona mamy do przekazania istotną wiadomość, konkret. Ostatnio jednak miałam okazję przekonać się, że mnóstwo ludzi najwyraźniej lubi tracić swój czas. Grudzień przyniósł mi zawirowania w sferze zawodowej, a to pociągnęło za sobą kilka propozycji spotkań. Jakież było moje zdumienie, gdy okazało się, że moi rozmówcy nie mają mi właściwie nic sensownego do powiedzenia. Straciłam godziny, słuchając o tym, co sama już dawno wiem! Ludzie lubią mówić i lubią, gdy się ich słucha. Rzecz w tym, że wcale nie mam ochoty tracić czasu na rozmowy, z których nic nie wynika. Co do reszty punktów – podziwiam twoja silną wolę, ja nieustannie walczę z rozpraszaczami. Niestety, z różnym skutkiem :)
    Dziękuję za cenne wskazówki, mam nadzieję, że i w moim przypadku zadziałają :)

  • Ja bym dodała jeszcze dwa punkty: o systematycznych przerwach i pracy w blokach oraz kolejny o wcześniejszym zapisywaniu zadań na cały dzień. Przerwy znacznie ułatwiają koncentrację na jednym zadaniu, a wcześniejsze zapisywanie zadań uwalnia umysł :) Ja zazwyczaj spisuję sobie wszystkie zadania wieczorem i kładę się spać z „pustą” głową, która od rana jest gotowa do pracy i nie zastanawia się „czy przypadkiem o czymś nie zapomniałam dzisiaj”.