Jak zaoszczędzić czas, żeby osiągnąć więcej mniejszym nakładem sił? To nie jest kolejny tekst z abstrakcyjną radą w stylu „skup się na najważniejszym”. W artykule opisuję konkretne 10 sposobów, które mnie osobiście pozwalają zaoszczędzić czas w pracy.
1. Nie chodzę na spotkania
Kiepski pierwszy punkt u osoby, która prowadzi 3 usługowe firmy, prawda? A jednak, przestrzeganie tylko tej jednej zasady pozwala mi zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie.
Przyznaję, że awersja do spotkań pozostała mi jeszcze z czasów pracy w korporacji, gdzie odbyłam chyba setki zupełnie nie potrzebnych spotkań i narad. Zastanawiałam się, skąd u niektórych tak żywa potrzeba spotkania, skoro większość szczegółów współpracy można spokojnie ustalić telefonicznie lub mailowo. Dochodzę do wniosku, że niektóre osoby po prostu tak mają. Jednak to nie oznacza, że zawsze muszę się zgadzać na spotkania, które w mojej opinii nie są niezbędne dla prowadzenia współpracy.
Naturalnie, przy dużych, skomplikowanych projektach spotkania, nawet regularne, bywają nieodzowne, ale po wielu latach pracy wiem, że jest to procentowy odsetek całości. W dzisiejszych czasach, w dobie internetu i doskonałych sposobów komunikacji na odległość, poświęcanie 1 czy 2 godzin na dojazd i powrót (takie są realia w Warszawie, gdy na spotkanie muszę dojechać z Mokotowa do centrum) jest dla mnie zwykłą stratą czasu. Wolę ten czas poświęcić na merytoryczne, ważne zadania.
2. Nie przyjmuję wszystkich ofert współpracy
To nie dotyczy tylko współprac, które realizuję z Partnerami na blogu, ale generalnie pracy dla jakiegokolwiek klienta (również w mojej kancelarii patentowej). Co do zasady to, że ktoś oferuje mi wynagrodzenie za pracę nie oznacza, że taką ofertę MUSZĘ przyjąć. Moje podejście nie jest popularne. Często, gdy o nim mówię głośno, budzi zdziwienie i szepty za moimi plecami w stylu „taa, ciekawe co ona takiego robi, że może sobie pozwolić…”, a bywa też, że niedoszli Klienci reagują oburzeniem. Ostateczna decyzja zawsze należy do mnie, a nie każda oferta, na której mogę zarobić jest pracą, którą będę chciała wykonać.
Zobrazuję to na 2 przykładach:
- Zakładając kancelarię obiecałam sobie, że będę, w miarę możliwości, przyjmować tylko te sprawy, które będą dla mnie ciekawe i rozwijające, a nade wszystko sprawy, w które wierzę, bez konieczności pójścia na kompromis. Obawiałam się na samym początku, oczywiście. Czy będę się w stanie utrzymać, czy zarobię na chleb. Dziś już wiem, że takie podejście się zwyczajnie opłaca. Moi Klienci polecają sobie dalej moje usługi, ponieważ wiedzą, że oferuję usługi najwyższej jakości i poświęcam im maksimum swoich umiejętności. Dlatego, że wierzę w projekty, które razem realizujemy.
- Podobnymi założeniami kieruję się, dobierając Partnerów, z którymi współpracuję na blogu. Gdyby poszła na skróty, mogłabym zarobić dużo, duuużo więcej. Firm, które chcą ze mną współpracować jest bardzo dużo (zwłaszcza z branży odzieżowej). Jednak, nie wystarczy, że Klient przyjmie moje stawki, wymagam jeszcze, żeby nasza misja była spójna, żebyśmy w promocji danego produkt lub usługi kierowali się podobnymi wartościami. Trudne, ale WARTO.
3. Nie odpisuję natychmiast na maile (lub nie odpowiadam wcale)
Wiem, netykieta i takie tam. WYPADA, żeby na wiadomość odpisać w ciągu 24 godzin. Wszystko super, tylko wiecie co? Gdybym miała się do tego stosować, nie robiłabym całe dnie NIC innego, tylko odpisywałabym na maile. 3 firmy to 3 skrzynki pocztowe wołające o uwagę. Na maile staram się odpowiadać blokowo, a raz w tygodniu, w piątek mam żelazną regułę inbox zero – wyzerowania skrzynek lub ustawienia zadań do realizacji w kolejnym tygodniu.
Największy kłopot mam z wiadomościami od Was, Czytelników bloga lub książki. Każda wiadomość sprawia mi niewiarygodną radość, ale choćbym chciała najbardziej na świecie, nie na każdą jestem w stanie odpowiedzieć. Bo Was są tysiące, a ja jestem jedna. Nie na każdą wiadomość odpowiem (ale zawsze przeczytam!!!). Przykro mi, ale taką podjęłam decyzję.
Ostatnio poszłam o krok dalej. Jeśli ktoś z Was próbował się ze mną skontaktować poprzez fanpage na Facebook’u zapewne przeczytał taką wiadomość:
Witaj (tu imię),
przepraszam, ale w chwili obecnej nie odpowiadam na wiadomości Facebook-owe. Będę wdzięczna za kontakt mailowy na mój adres: blog@simplicite.pl.
Dziękuję i pozdrawiam serdecznie!
Katarzyna Kędzierska
http://www.simplicite.pl
Ten drobny zabieg pozwolił mi przekierować korespondencję na maila i w ten sposób przestać się rozpraszać w kolejnym kanale komunikacji. Ich mnogość sprawia, że zwyczajnie zapominam komuś odpisać. W skrzynce mailowej mam wszystko pod ręką w jednym miejscu.
4. Nie piszę postów gościnnych (co do zasady)
Na samym początku blogowania pojawianie się gościnnie na innych blogach jest bardzo pożądane. To może brzmi cynicznie, ale tak naprawdę jest to tajemnica poliszynela. Pisanie postów gościnnych pozwala na zdobycie pierwszej fali Czytelników (o ile pisze się sensownie, oczywiście :)). W chwili obecnej, gdy mam już ugruntowaną społeczność i stałych Czytelników wolę przekierować swoją uwagę na nich, na tworzenie dla nich dobrej, wartościowej treści już u siebie na blogu.
Naturalnie, to nie jest żelazna zasada. Czasami podejmuję się napisania czegoś gościnnie (np. ostatnio u Andrzeja Tucholskiego), gdy proponowany projekt jest wartościowy, gdy cenię czyjąś twórczość lub zwyczajnie lubię Autora bloga. W pozostałych przypadkach wolę tworzyć u siebie, bo wydatek czasowy i energetyczny na stworzenie dobrej treści jest bardzo wysoki.
5. Nie udzielam wywiadów
W chwili obecnej, po premierze książki dostaję ok. 2-3 propozycji tygodniowo udzielenia wywiadu do różnorakich mediów. I tu również jestem bardzo selektywna. Kieruję się podobnymi kryteriami, co przy artykułach gościnnych. Napisanie sensownych odpowiedzi do wywiadu to również wysiłek czasowy i energetyczny, bo gdy zdecyduję się coś zrobić, staram się to zrobić porządnie. Dlatego czasami wolę odmówić, a ten czas przeznaczyć ponownie na realizację ważnych dla mnie zadań.
6. Nie obniżam swojego wynagrodzenia w nadziei na profity w przyszłości
Bardzo rzadko negocjuję swoje stawki. Z szacunku do siebie i do swoich Klientów. A już zupełnie nie kupuję deklaracji w postaci „proszę wyjątkowo obniżyć stawkę, z pewnością będziemy współpracować wielokrotnie w przyszłości i w sumie zarobi Pani miliony monet”. Szkoda mi czasu na takie negocjacje.
Tutaj, nawiązując do punktu nr 1, nie jeżdżę również na spotkania, żeby omówić potencjalne szczegóły współpracy w przyszłości, bez żadnego wcześniejszego podania konkretów. Cenię swój czas równie mocno jak szanuję swoich Klientów. W przeciwnym razie nie osiągnęłabym nic.
7. Nie odbieram służbowych telefonów poza godzinami pracy lub w trakcie zadań wymagających skupienia
Dość oczywista zasada, trudna do wyegzekwowania na co dzień, ale nieodzowna. Bardzo rzadko zdarza się sytuacja, w której sprawa jest na tyle pilna, że wymaga mojej natychmiastowej reakcji. W większości przypadków mogę spokojnie oddzwonić, gdy tylko skończę pracę koncepcyjną.
Na początku mojej pracy w swojej firmie zdarzało się, że Klienci dzwonili wieczorami lub weekendy. Może nie było to nagminne, ale zdarzało się. Powolutku, asertywnie uczyłam wszystkich, że telefon odbieram wyłącznie w ciągu godzin pracy. I nigdy żaden projekt, żadna praca na tym nie ucierpiała. Szanując innych, nie zapominam o szacunku do samej siebie.
8. Aktywnie deleguję zadania
Nie jestem perfekcyjna, nie chcę być wielozadaniowa. Wiele czynności, które trzeba wykonać prowadząc firmę jest dla mnie trudnych lub nie widzę sensu w ich uczeniu się. Te czynności deleguję. W zasadzie deleguję w 3 najważniejszych sferach:
- Księgowość – kwestie księgowe, kontakt z Urzędem Skarbowym i odpowiedzialność, która się z tym wiąże, niezwykle mnie stresują. Prowadzę sprawy przed sądami, przed polskim Urzędem Patentowym czy przed Urzędem Unii Europejskiej ds. własności intelektualnej, ale US i ZUS mnie onieśmielają. :) Na samiutkim początku prowadzenia własnej działalności próbowałam rozliczać się sama, ale było to dla mnie bardzo uciążliwe, zawsze miałam wrażenie, że czegoś nie zrobiłam i US się przyczepi. Dlatego zdecydowałam się na zatrudnienie biura księgowego. Z perspektywy czasu wiem, że dobra księgowa to skarb.
- Kwestie techniczne – głównie związane z blogiem, w tym hosting i domeny. Od samego początku mojej blogowania pełni nad nim pieczę Opiekun Bloga. W zasadzie, bez jego pomocy pewnie przestałabym blogować, bo nie byłabym w stanie niczego ogarnąć. Nie żartuję.
- Drobne prace administracyjne, w których pomaga mi recepcja Copoint – biura coworkingowego, które prowadzę razem z MM od ponad 6 lat.
9. Sprawdzam efektywność działań
Staram się poświęcać zdecydowaną większość swojego czasu działaniom, które przynoszą mi większość korzyści. To niejako podsumowanie większości punktów, które opisałam powyżej. Żeby to miało sens, muszę regularnie sprawdzać, które działania (biznesowe, blogowe) przekładają się na efekty.
Na przykład, z tego powodu nie zdecydowałam się dotychczas na wejście w format video i na youtube. Póki co, szacowany nakład czasu i energii na pracę nad nowym formatem nie zakłada równie wysokiego zwrotu w postaci pożądanych efektów. Mała dygresja – w przeciwieństwie do video, intensywnie myślę nad podcastami. Co o tym myślicie? Miałybyście ochotę mnie regularnie słuchać, nie tylko czytać?
***
Po co to wszystko? Po to, żeby odzyskać czas na realizację aktualnie ważnych i priorytetowych dla mnie zadań. Bo tylko w taki sposób jestem w stanie tworzyć wartościowe rzeczy, między innymi pisać dla Was, prowadzić 3 biznesowe projekty, pracować nas nowymi.
Jak widzicie, moich sposobów naliczyłam 9, a w tytule widnieje 10. Po pierwsze, dziesiątka jakoś wygląda lepiej :), a po drugie, mam nadzieję, że podzielicie się ze mną swoimi sposobami jak zaoszczędzić czas w pracy.