Porządek w domowych i firmowych dokumentach to rzecz pożądana, aczkolwiek czasami trudna do osiągnięcia. Jak długo przechowywać dokumenty? Jak długo trzymać faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty, gwarancje, wyciągi z banku? Odpowiedź poniżej.
Ponieważ często zdarza nam się gromadzić niepotrzebne nam rzeczy i mamy problem z rozróżnieniem co jest tak naprawdę ważne, a co nie. Jako minimalistka, regularnie robię porządek nie tylko w swoich rzeczach, ale również… w głowie. Uporządkuj swoje priorytety i sam stwierdź, co jest Ci potrzebne, a co nie, korzystając z siły, jaka płynie z medytacji dla początkujących.
Jak długo przechowywać DOKUMENTY PODATKOWE, takie jak PIT-y, deklaracje, faktury kosztowe, rachunki itp.?
Według polskiego prawa, w przypadku wszelkiej dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi:
- PIT-y,
- wszelkie deklaracje,
- rachunki, na podstawie których skorzystało się z ulgi podatkowej,
- pocztowe potwierdzenia nadania,
- potwierdzenia elektroniczne,
- inne,
sprawa jest prosta – należy je trzymać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Teoretycznie jest to klarownie wyjaśnione, jednak trzeba uważać na pewną pułapkę. Przykładowo, obowiązek rozliczenia podatku dochodowego za rok 2016 mija na koniec kwietnia 2017 roku. Zatem, w praktyce dokumenty podatkowe za rok 2016 będziemy mogli zniszczyć dopiero na początku 2023 roku (koniec roku w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe to koniec 2017, do tego doliczamy 5 lat, czyli 31 grudnia 2022 roku upływa termin przedawnienia, a dnia następnego możemy zacząć wyrzucać). Ważne! Dokumenty zakupu środków trwałych które amortyzujemy, przechowujemy przez 5 lat licząc od rozliczenia ostatniej „części” tego środka a nie od daty zakupu.
W gruncie rzeczy, możemy spokojnie zniszczyć dokumenty po upływie tego terminu, bo Urząd Skarbowy nie ma prawa ich już skontrolować. Jednak, sama zamierzam zeskanować i przechować kopię cyfrową dokumentów firmowych na zewnętrznym dysku. Wiem, że mogą mi być przydatne nie tylko dla kontroli skarbowej, ale np. gdybym chciała sprzedać firmę.
Jak długo przechowywać dokumenty takie jak: dokumentacja ZUS?
Terminy są dwojakie. Dla dokumentów złożonych do 31 grudnia 2011 r. jest to 10 lat (poza dokumentami zgłoszeniowymi, gdzie mamy 5 lat), natomiast dla dokumentów złożonych po 1 stycznia 2012 r. (włącznie) mamy obowiązek przechowywania ich przez 5 lat od daty złożenia. Kopie dokumentów mogą być przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.
Jeśli zaś zatrudniasz i prowadzisz dokumentację pracowniczą wtedy termin wynosi 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie Uwaga! Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 01.01.2019 wystarczy przechowywać już tylko 10 lat. Jeśli umowa o pracę została zawarta w okresie 01.01.1999-31.12.2018, aby skrócić okres przechowywania należy złożyć dodatkowe raporty informacyjne.
Druki RMUA najlepiej trzymać do momentu zweryfikowania na koniec roku z zestawieniem jakie otrzymujemy od ZUS w wersji papierowej lub na stronie PUE ZUS.
Jak długo przechowywać dokumenty takie jak: WYCIĄGI z bankomatu i bankowe oraz DOWODY ZAPŁATY?
Teoretycznie, powinno się trzymać wyciągi/potwierdzenia z bankomatu, czy potwierdzenia zapłaty kartą do czasu otrzymania wyciągu z banku, żeby potwierdzić, że wszystko się zgadza. Tyle teorii. A w praktyce, czy ktokolwiek z Was to jeszcze robi? Ba, czy ktoś jeszcze dostaje miesięczne wyciągi z konta bankowe na papierze? No właśnie. Przyznaję się, że tego nie robię. Oczywiście, raz na jakiś czas zerkam, czy na moim koncie nie pojawiły się jakieś „dziwne” operacje, ale jeszcze nigdy nic nie wyłapałam.
Zrezygnowałam też z wszelkich drukowanych wyciągów, potwierdzeń itp., a wszystko mam dostępne online po zalogowaniu się do kont. Relatywnie rzadko zdarza mi się też wypłacać pieniądze z bankomatu – z reguły płacę kartą (mam jedną kartę debetową i jedną kredytową) lub wypłacam większą kwotę w gotówce raz na długi czas. Jeśli masz ograniczoną możliwość wglądu do archiwum transakcji bankowych np. do 12 miesięcy – wtedy warto zrobić wydruk historii do pliku pdf i przechowywać w wersji cyfrowej.
Jeśli chodzi o dowody zapłaty należności cyklicznych/okresowych – opłaty za prąd, gaz, czynsz, media, abonament telefoniczny i wszystkie inne, które płacimy regularnie, w określonych odstępach czasu to trzymamy je przez 3 lata. Każda z tych należności (każda rata czynszu, każdy rachunek za prąd) przedawnia się z upływem 3 lat od daty wymagalności – najczęściej od daty terminu płatności. Po upływie 3 lat, nawet jeśli nie zapłacisz, to już nie musisz. :)
Jak długo przechowywać dokumenty takie jak: FAKTURY/PARAGONY za towary i GWARANCJE?
Generalnie, dla możliwości złożenia reklamacji wystarczający jest dowód zakupu. Nie musi być to wcale oryginał paragonu czy faktury (choć tak najłatwiej), ale również kopia (np. wydrukowany skan), potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą czy wyciąg z konta (teoretycznie nawet zeznania osób, które nam towarzyszyły w zakupach, ale tu byłabym ostrożna). Do złożenia reklamacji czy zwrotu towaru nie jest wymagane oryginalne opakowanie.
Gwarancje na sprzęt trzymamy tak długo, jak obowiązuje gwarancja (chociaż najczęściej wystarczy sam paragon/faktura), zwróćcie też uwagę czy producent nie wymaga oddania towaru w ramach gwarancji w oryginalnym opakowaniu (zdarza się to rzadko, ale może mieć miejsce).
Jak długo przechowywać UMOWY?
Zapamiętajcie, proszę, że umowy zawieramy na czas wojny, nie na czas pokoju. :) Powtarzam to swoim Klientom do znudzenia. Co do zasady, umowy (oryginały w wersji pisemnej) trzymamy tak długo, jak długo obowiązuje umowa. Np. umowy na prowadzenie konta w banku, kredytu hipotecznego, najmu mieszkania, zakupu telefonu komórkowego z abonamentem, kablówkę i internet itp. trzymamy tak długo, aż zrezygnujemy z tej usługi. Co prawda, najczęściej tego typu umowy bywają dość lakoniczne, a większość zapisów przerzucana jest do regulaminów świadczenia usług, ale i tak w umowie znajdują się zawsze zasadnicze zapisy (np. cena, możliwość wypowiedzenia/rozwiązania umowy itp.).
Umowy kredytowe i dowody spłat rat trzymamy do chwili otrzymania z banku zaświadczenia potwierdzającego, że zostały spłacone w całości. Dokumenty sprzedaży pojazdów, potwierdzenia opłaty polisy OC – 3 lata od terminu wymagalności.
Wszelkie umowy o dzieło (np. na wykonanie mebli, usługi remontowe, budowlane itp.) trzymajmy tak długo, jak długo możemy skorzystać z tzw. rękojmi za fizyczne (lub prawne) wady dzieła:
- 2 lata od wydania rzeczy to podstawowy termin na zgłoszenie wady fizycznej,
- 5 lat w przypadku nieruchomości,
- 1 rok, gdy dotyczy to rzeczy używanej, a kupującym/zamawiającym jest konsument (a nie przedsiębiorca).
Pamiętajcie również, że większość umów dla swojej ważności nie wymaga formy pisemnej (na papierze, z podpisami umawiających się na coś stron). Jednak, jeśli umawiacie się np. na wykonanie usługi remontowej, to w razie „fuszerki” musicie mieć możliwość udowodnienia, na co się umówiliście, za ile i w jakim terminie. Warto mieć chociaż potwierdzenie takich ustaleń w mailu, smsie lub świadków, ale najlepiej po prostu spisać prostą umowę. Wtedy nie będzie żadnych niedopowiedzeń.
Niektóre umowy warto zatrzymać (mogą być zeskanowane), choć ich „termin ważności” się już skończył. Są to np. umowy darowizny (jeśli spłacona), rozdzielności majątkowej (np. po rozwodzie), sprzedaży nieruchomości lub ruchomości (jeśli nie jest już potrzebna np. do celów podatkowych) itp.
Nie wyrzucamy:
- świadectw ukończenia szkoły/dyplomów,
- polisy przy ubezpieczeniu na życie,
- świadectw pracy,
- książeczki ubezpieczeniowej (jeśli mamy),
- przydziału mieszkania spółdzielczego (coraz rzadziej się zdarza),
- aktu urodzenia, małżeństwa (chociaż spokojnie możemy uzyskać takie dokumenty w USC).
Mam nadzieję, że udało mi się odpowiedzieć na pytanie jak długo przechowywać dokumenty i omówić większość papierów, które przewijają się w naszych domach. Jeśli czegoś brakuje, albo macie jakieś wątpliwości, koniecznie dajcie znać!
