Jak długo przechowywać dokumenty?

 

Porządek w domowych i firmowych dokumentach to rzecz pożądana, aczkolwiek czasami trudna do osiągnięcia. Jak długo przechowywać dokumenty? Jak długo trzymać faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty, gwarancje, wyciągi z banku? Odpowiedź poniżej.

 

Częściowa archiwizacja dokumentacji firmowej to jedno z moich zadań w ramach tegorocznej edycji Wyzwania Minimalistki. Pomyślałam, że moje doświadczenia i wiedza mogą się przydać również Wam, nie tylko w wiosennych porządkach w papierzyskach.

 

Jak długo przechowywać DOKUMENTY PODATKOWE, takie jak PIT-y, deklaracje, faktury kosztowe, rachunki itp.?

 

Według polskiego prawa, w przypadku wszelkiej dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi:

  • PIT-y,
  • wszelkie deklaracje,
  • rachunki, na podstawie których skorzystało się z ulgi podatkowej,
  • pocztowe potwierdzenia nadania,
  • potwierdzenia elektroniczne,
  • inne,

sprawa jest prosta – należy je trzymać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Teoretycznie jest to klarownie wyjaśnione, jednak trzeba uważać na pewną pułapkę. Przykładowo, obowiązek rozliczenia podatku dochodowego za rok 2016 mija na koniec kwietnia 2017 roku. Zatem, w praktyce dokumenty podatkowe za rok 2016 będziemy mogli zniszczyć dopiero na początku 2023 roku (koniec roku w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe to koniec 2017, do tego doliczamy 5 lat, czyli 31 grudnia 2022 roku upływa termin przedawnienia, a dnia następnego możemy zacząć wyrzucać).

 

W gruncie rzeczy, możemy spokojnie zniszczyć dokumenty po upływie tego terminu, bo Urząd Skarbowy nie ma prawa ich już skontrolować. Jednak, sama zamierzam zeskanować i przechować kopię cyfrową dokumentów firmowych na zewnętrznym dysku. Wiem, że mogą mi być przydatne nie tylko dla kontroli skarbowej, ale np. gdybym chciała sprzedać firmę.

 

Jak długo przechowywać dokumenty takie jak: WYCIĄGI z bankomatu i bankowe oraz DOWODY ZAPŁATY?

 

Teoretycznie, powinno się trzymać wyciągi/potwierdzenia z bankomatu, czy potwierdzenia zapłaty kartą do czasu otrzymania wyciągu z banku, żeby potwierdzić, że wszystko się zgadza. Tyle teorii. A w praktyce, czy ktokolwiek z Was to jeszcze robi? Ba, czy ktoś jeszcze dostaje miesięczne wyciągi z konta bankowe na papierze? No właśnie. Przyznaję się, że tego nie robię. Oczywiście, raz na jakiś czas zerkam, czy na moim koncie nie pojawiły się jakieś “dziwne” operacje, ale jeszcze nigdy nic nie wyłapałam.

 

Zrezygnowałam też z wszelkich drukowanych wyciągów, potwierdzeń itp., a wszystko mam dostępne online po zalogowaniu się do kont. Relatywnie rzadko zdarza mi się też wypłacać pieniądze z bankomatu – z reguły płacę kartą (mam jedną kartę debetową i jedną kredytową) lub wypłacam większą kwotę w gotówce raz na długi czas. 

 

Jeśli chodzi o dowody zapłaty należności cyklicznych/okresowych – opłaty za prąd, gaz, czynsz, media, abonament telefoniczny i wszystkie inne, które płacimy regularnie, w określonych odstępach czasu to trzymamy je przez 3 lata. Każda z tych należności (każda rata czynszu, każdy rachunek za prąd) przedawnia się z upływem 3 lat od daty wymagalności – najczęściej od daty terminu płatności. Po upływie 3 lat, nawet jeśli nie zapłacisz, to już nie musisz. :)

 

Jak długo przechowywać dokumenty takie jak: FAKTURY/PARAGONY za towary i GWARANCJE?

 

Generalnie, dla możliwości złożenia reklamacji wystarczający jest dowód zakupu. Nie musi być to wcale oryginał paragonu czy faktury (choć tak najłatwiej), ale również kopia (np. wydrukowany skan), potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą czy wyciąg z konta (teoretycznie nawet zeznania osób, które nam towarzyszyły w zakupach, ale tu byłabym ostrożna). Do złożenia reklamacji czy zwrotu towaru nie jest wymagane oryginalne opakowanie.

 

Gwarancje na sprzęt trzymamy tak długo, jak obowiązuje gwarancja (chociaż najczęściej wystarczy sam paragon/faktura), zwróćcie też uwagę czy producent nie wymaga oddania towaru w ramach gwarancji w oryginalnym opakowaniu (zdarza się to rzadko, ale może mieć miejsce).

 

Jak długo przechowywać UMOWY?

 

Zapamiętajcie, proszę, że umowy zawieramy na czas wojny, nie na czas pokoju. :) Powtarzam to swoim Klientom do znudzenia. Co do zasady, umowy (oryginały w wersji pisemnej) trzymamy tak długo, jak długo obowiązuje umowa. Np. umowy na prowadzenie konta w banku, kredytu hipotecznego, najmu mieszkania, zakupu telefonu komórkowego z abonamentem, kablówkę i internet itp. trzymamy tak długo, aż zrezygnujemy z tej usługi. Co prawda, najczęściej tego typu umowy bywają dość lakoniczne, a większość zapisów przerzucana jest do regulaminów świadczenia usług, ale i tak w umowie znajdują się zawsze zasadnicze zapisy (np. cena, możliwość wypowiedzenia/rozwiązania umowy itp.).

 

Wszelkie umowy o dzieło (np. na wykonanie mebli, usługi remontowe, budowlane itp.) trzymajmy tak długo, jak długo możemy skorzystać z tzw. rękojmi za fizyczne (lub prawne) wady dzieła:

  • 2 lata od wydania rzeczy to podstawowy termin na zgłoszenie wady fizycznej,
  • 5 lat w przypadku nieruchomości,
  • 1 rok, gdy dotyczy to rzeczy używanej, a kupującym/zamawiającym jest konsument (a nie przedsiębiorca).

 

Pamiętajcie również, że większość umów dla swojej ważności nie wymaga formy pisemnej (na papierze, z podpisami umawiających się na coś stron). Jednak, jeśli umawiacie się np. na wykonanie usługi remontowej, to w razie “fuszerki” musicie mieć możliwość udowodnienia, na co się umówiliście, za ile i w jakim terminie. Warto mieć chociaż potwierdzenie takich ustaleń w mailu, smsie lub świadków, ale najlepiej po prostu spisać prostą umowę. Wtedy nie będzie żadnych niedopowiedzeń.

 

Niektóre umowy warto zatrzymać (mogą być zeskanowane), choć ich “termin ważności” się już skończył. Są to np. umowy darowizny (jeśli spłacona), rozdzielności majątkowej (np. po rozwodzie), sprzedaży nieruchomości lub ruchomości (jeśli nie jest już potrzebna np. do celów podatkowych) itp.

 

Nie wyrzucamy:

 

  • świadectw ukończenia szkoły/dyplomów,
  • polisy przy ubezpieczeniu na życie,
  • świadectw pracy,
  • książeczki ubezpieczeniowej (jeśli mamy),
  • przydziału mieszkania spółdzielczego (coraz rzadziej się zdarza),
  • aktu urodzenia, małżeństwa (chociaż spokojnie możemy uzyskać takie dokumenty w USC).

 

Mam nadzieję, że udało mi się odpowiedzieć na pytanie jak długo przechowywać dokumenty i omówić większość papierów, które przewijają się w naszych domach. Jeśli czegoś brakuje, albo macie jakieś wątpliwości, koniecznie dajcie znać!

 

36 komentarzy
  • Magda

    Ja mam pytanie o akty notarialne nieruchomości, które sprzedaliśmy oraz o umowy kupna/sprzedaży np. samochodu czy motocykla, które od kilku lat już nie są nasze – jak długo je trzymać?

    • Magdo, odpowiedź jest w tekście:

      “Niektóre umowy warto zatrzymać (mogą być zeskanowane), choć ich „termin ważności” się już skończył. Są to np. umowy darowizny (jeśli spłacona), rozdzielności majątkowej (np. po rozwodzie), sprzedaży nieruchomości lub ruchomości (jeśli nie jest już potrzebna np. do celów podatkowych) itp.”

      • Rozumiem to co zostało napisane ale nie jestem pewien… naprawdę jest mi potrzebna umowa sprzedaży samochodu sprzed pięciu lat? A za pięć następnych też będę musiał ją trzymać? A za piętnaście?

      • Wendigo, właśnie o tym napisałam – “warto w wersji zeskanowanej”. Decyzja należy do Ciebie – sam musisz ocenić, które umowy są ważniejsze i możesz potrzebować odnieść się do ich treści w przyszłości, a które nie.

  • Kruk

    Akty stanu cywilnego i tak są teraz ważne tylko kilka miesięcy, więc jeżeli będziemy ich do czegoś potrzebować, i tak trzeba się przejść do urzędu. W jakim celu je więc trzymać?

    • Z tego, co pamiętam i sprawdzałam, akty jako takie nie mają daty ważności, ale w zależności, w jakiej sprawie taki akt będzie potrzebny np. spadkowej, może być konieczność złożenia odpisu “nie starszego, niż”.

      • Kruk

        Dzięki za odpowiedź ;)

      • kpirozek

        Ja tylko dodam, ze ostatnio zakładałam córce konto dla małoletniego, więc przydał mi się w banku jej akt urodzenia wydany prawie 12 lat temu :) Gdybym chciała wziąć nowy musiałabym zapłacić za sporządzenie odpisu i w zależności od stopnia cyfryzacji naszego urzędu czekać np. 7 dni na taki dokument.

  • Marta Zet

    Kasiu a z ciekawości – dlaczego masz karte kredytowa? Bo pewnie nie chodzi o to, ze miewasz brak plynnosci:) czy chodzi o to, ze “Twoje” pieniadze w tym czasie pracują, a Ty korzystasz z pieniedzy banku? Bo ja tak kiedys robilam ale trzeba bylo byc b. konsekwentnym i splacac karte w całości.

    • Nie, karta kredytowa przydaje mi się przy płatnościach w sieci czasami i na wyjazdach jest nieodzowna – przy wynajmie samochodu czy przy rezerwowaniu hoteli jest bardzo często potrzebna.

      • Rudenko

        Takie funkcjonalności ma już w tej chwili znaczna większość debetówek.

      • Alina

        tak, pod warunkiem, że twoja debetówka jest “wypukła”.

      • Rudenko

        Niekoniecznie – w ostatnich latach miałam karty w 4 czy 5 różnych bankach, żadna nie była wypukła a wszystkimi można było płacić w sieci.

      • Alina

        W sieci tak, ale np już w samolocie niekoniecznie.W niektórych krajach nadal spotyka się “maglownice” do czytania kart :)

      • Tak, to wszystko zależy od trybu życia. Ja podróżuję sporo i po prostu karta kredytowa mi się często przydaje. Wolę mieć taką “pewną” kartę, niż zastanawiać się, czy w Tajlandii bankomat wypłaci mi z debetowej (podpowiedź – nie wypłaci;)).

      • Dzień później

        Bez przesady z takimi pytaniami. Nie widzę powodu, dla którego miałabyś się tłumaczyć z tego, że masz kartę kredytową! Czy to jakieś ‘przestępstwo” albo odstępstwo od zasad minimalizmu???

      • Moja nie ma takiej funkcjonalności, a nawet, gdyby miała, to i tak blokując środki np. na kaucję przy wynajmie samochodu wolałabym, żeby blokowano np. 900 Euro należące do banku (limit na karcie kredytowej), niż moje “prawdziwe” pieniądze na koncie.

      • Rudenko

        A to faktycznie jest dobry argument :)

  • myszalke

    Ja do kwestii trzymania dokumentów firmowych dodałabym jeszcze jedną uwagę, o której wiele osób zapomina ;) Mimo upływu 5 lat na dłużej zachowujemy dokumenty zakupu środków trwałych, które amortyzujemy. Tzn. jeśli zakupiliśmy środek trwały w styczniu 2007 roku (np. samochód) i amortyzujemy go przez 5 lat, czyli do stycznia 2012 roku, to zachowujemy dokument zakupu przez 5 lat od końca 2012 roku, bo w 2012 roku dokonaliśmy niejako ostatniego “rozliczenia” tego zakupu. :)

  • IdontgiveaF

    Zrezygnowałam też z wszelkich drukowanych wyciągów, potwierdzeń itp., a wszystko mam dostępne online po zalogowaniu się do kont.

    Niby racja, osobiście jednak polecałbym zrzut historii transakcji do pliku csv/pdf (jeśli istnieje taka możliwość) oraz potwierdzeń co ważniejszych przelewów, bo co bank to innaczej wygląda możliwość podróży w czasie. W jednych masz dostęp do całej historii od momentu otwarcia konta (ale nie wiadomo, czy będzie tak zawsze!), w innych np. tylko ostatnie 12 miesięcy. Nie muszę chyba nawet dodawać, że zażyczenie sobie wydruku potwierdzeń kilku przelewów sprzed 3 lat bezpośrednio w placówce banku najczęściej obarczone jest absurdalnymi prowizjami.

    • Tak, jasne, jeśli nie masz dostępu do danych archiwalnych, warto je sobie “zrzucić” na dysk, ale nie ma sensu drukować czy trzymać tych wydrukowanych.

  • Emilia Maciejewska

    Ciekawe jest to co piszesz na temat świadectw czy dyplomów. Marie Kondo w swojej Magii Sprzątania wręcz zachęcała by się ich pozbyć. Czy to może wynikać z jakichś różnic prawnych w Korei i Polsce? Sporą część swoich szkolnych dyplomów mimo wszystko wyrzuciłam. Zostały mi tylko świadectwa i dyplomy ze studiów. I powiem szczerze, że o ile wyrzucenia tych ostatnich nie rozważałam, to te z czasów podstawówki czy gimnazjum niemal wylądowały w niszczarce. Chłopak mnie powstrzymał. Czy jest realna potrzeba, żeby to zalegało w szafie?

    • To zależy. Dyplom ze studiów czy świadectwo maturalne może się np. przydać w procesie rekrutacyjnym czy np. gdyby ktoś chciał zdawać na studia podyplomowe czy MBA. Jeśli masz maturę to raczej nie przydadzą Ci się świadectwa szkolne (mają tylko wartość pamiątkową), ale jeśli skończyłaś edukację na podstawówce to mogą się przydać np. w rekrutacji. Wszystko zależy od sytuacji konkretnej osoby. Jakieś dyplomy z konkursów szkolnych itp. to tylko pamiątki.

      • Marta M

        Zastanowiłabym się również nad trzymaniem świadectw szkolnych, gdy uczęszczaliśmy do szkoły zawodowej i uczyliśmy się zawodu (np. fryzjerki, mechanika) . Te 3 lata w zawodówce liczą nam się do uprawnień emerytalnych. Co prawda dla ZUSu wystarczające powinno być wystawiane po ukończeniu nauki przez pracodawcę świadectwo pracy, ale lepiej “dmuchać na zimne”.

      • Eleonora

        Czyli jak wyrzuciłam wszystkie świadectwa z podstawówki i gimnazjum oraz z dwóch pierwszych lat liceum, a zostawiłam tylko świadectwo maturalne, świadectwo ukończenia liceum i dyplom ukończenia studiów to nie muszę się martwić ;)? Nie ukrywam, że ta tona świadectw + dyplomy z różnych konkursów szkolnych bardzo mi wadziła i zajmowała sporo moejsca

      • Emilia Maciejewska

        Tak podskórnie czułam, że może się nie przydać. Dzięki za potwierdzenie! :)

  • Magdalena Pogódź

    Jeszcze pojawia się problem RMUA. Wiele firm wystawia już tylko jedno w roku zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale niektórzy dostają co miesiąc. Trzymać czy nie? Mimo że pracuje w dziale personalnym nie mam zdania w tym temacie.

  • Joanna B

    Witam, temat na który czekałam :-) Proszę o doprecyzowanie jeszcze tych kwestii. Tylko pierwsze pytanie dotyczy działalności gospodarczej, pozostałe przysłowiowego Kowalskiego
    1. czy przedsiębiorca – firma jednoosobowa – musi trzymać i jeśli tak to przez ile potwierdzenia wpłat do ZUS i US?
    2. Ile trzeba trzymać umowy sprzedaży pojazdów, polisy OC i potwierdzenia wpłat za nie? często “po czasie ” ubezpieczyciel się budzi i twierdzi że nie ma jakiejś wpłaty. miałam tak po tym jak już zrezygnowałam z polisy ..kiesy się to przeterminowuje i od czego jest liczone- faktycznej wpłaty, jej wymagalności? czy to jest należność okresowa może ?
    3. czy trzeba trzymać i ile czasu druczki od pracodawcy, RMUA itp?
    z góry dziękuje za odpowiedzi
    pozdrawiam

    • Aneta

      Cześć,
      logicznie ujmując:
      odnośnie pkt 2 – jak przy zapłaconych rachunkach – przez 3 lata od terminu wymagalności danej nalezności (tu: raty ubezpieczenia). W takim przypadku chyba najbezpieczniej trzymać całą paczuszkę (umowa + potwierdzenia spłaty) przez 3 lata od zakończenia umowy. Potwierdzenie wygaśnięcia umowy zostawiłabym sobie na zawsze

  • Dzięki za ten post! :*

  • Myślę, że spokojnie wystarczy. :)

  • Ja w ogóle nie mam fizycznych potwierdzeń zapłaty czynszu, gazu, prądu, za internet, rat za mieszkanie, itd. Wszystko płacę on-line i nie drukuje potwierdzeń, bo mam do tego dostęp w dowolnym momencie on-line, a raczej nie spodziewam się sytuacji, że będzie mi to potrzebne natychmiast. Pozostałe dokumenty trzymam, stare umowy, akty notarialne, itp. nawet cały czas. Nie ma tego wiele, a nigdy nie wiadomo, co się może przydać i kiedy ;)

  • AgaM

    Dokumenty zw. z ZUSem- 10 lat