Jakie stosuję systemy planowania? Jakich używam narzędzi? Czy korzystam z planerów, bullet journal? Czy tworzę mapy marzeń? Wszystkie te pytania wracają do mnie jak bumerang w komentarzach na Facebooku, Instagramie, w trakcie spotkań na żywo. Postaram się dziś na wszystkie odpowiedzieć, zwłaszcza że planowanie Nowego Roku za pasem!
Jakich używam narzędzi do planowania i organizacji czasu?
Nie stosuję żadnych konkretnych i skomplikowanych narzędzi do zarządzania czasem. Często jestem pytana o bullet journal, ale nie mam pojęcia czym dokładnie się to charakteryzuje. Osobiście, kojarzy mi się z kartkami w kropki i wyklejanko-malowankami, które z kolei kojarzą mi się głównie z trwonieniem czasu, a nie zarządzaniem nim. Przepraszam z góry, jeśli kogoś moja opinia uraziła, ale wiele osób mówiło mi, że popularna na blogach (i chyba pierwotna) idea bullet journalingu wypaczyła się z czasem i teraz raczej stanowi hobby w postaci artystycznego prowadzenia dziennika, niż sensownego (czytaj: efektywnego) planowania i zarządzania czasem.
Przy lata korzystałam ze zwykłych książkowych kalendarzy. Głównie dlatego, że pracowałam na etacie i takie kalendarze dostawaliśmy co roku od firmy. Szczerze mówiąc, wypełnianie kalendarza zawsze mnie wkurzało i frustrowało. Oznaczanie terminów – ok, wiadomo, że niezbędne, zwłaszcza w terminowej pracy prawnika. Jednak nie należę do osób skrupulatnie planujących każdy dzień co 10 minut, dlatego wpisywanie codzienne listy rzeczy do zrobienia, a potem wykreślanie, przepisywanie było dla mnie bez sensu. Co z kolei sprawiało, że większość kartek pozostawała pusta, budząc u mnie uczucie kompletnie bezsensownego marnowania zasobów, przestrzeni, papieru i lasów. Zaliczyłam też kilka podejść do inszych planerów, ale z żadnym nie związałam się na dłużej, niż tydzień.
Szukałam odpowiedniego narzędzia przez lata, ponieważ w tym względzie jestem bardzo konserwatywnym dinozaurem – planuję i rozpisuję swoje działania w całości na papierze. Każde zadanie, każdy projekt zaczyna się na papierze. Zarys książki Chcieć mniej i kilka rozdziałów również powstały na papierze. W końcu, trochę w akcie desperacji, zaczęłam zapisywać wszystko w zwykłym zeszycie. BINGO! To było odkrycie – najbardziej minimalistyczne narzędzie do planowania na świecie – zeszyt. ;) Żadnego marnowania przestrzeni, spokojnie pracuję tam sobie z listami (o czym poniżej) i zapisuję na bieżąco absolutnie wszystko, czego akurat potrzebuję – tytuły postów do napisania czy też same posty, dane kontaktowe, cytaty, notatki ze spotkań, zadania do zrealizowania itp.
Jedyne, czego mi brakowało to miesięcznego planera z rozpisaniem konkretnych dat, żeby móc zaznaczyć ważne terminy (sądowe, urzędowe, prywatne, wizyty u lekarza, daty wpisów na blogu itd.). Ten kłopot rozwiązały miesięczne planery od Aliny z Design Your Life, z których korzystam od wielu miesięcy. Jest to po prostu pojedyncza kartka z zaznaczonymi datami – proste, przejrzyste, bez zbędnego kombinowania. Drukuję taki planer raz w miesiącu i wkładam/wklejam do zeszytu. Wszystko pod ręką i prostej formie – ideał.
Jak się zorganizować na co dzień?
Mój podstawowy sposób na codzienne zarządzanie czasem to praca z listami zadań. Brzmi może skomplikowanie, ale dla mnie najważniejsze jest, żeby „zrzucić” z głowy ciężar pamiętania o różnych kwestiach. Zawodowo zajmuję się wieloma projektami – prowadzę kancelarię patentową, biuro coworkingowe, całkiem prężnego bloga, specjalistyczne szkolenia. Do tego dochodzi kilka innych projektów, np. inwestycje w nieruchomości, no i oczywiście sprawy prywatne. Tak zróżnicowana działalność wymaga pojemnej głowy i efektywnej organizacji czasu. Zwariowałabym, gdybym musiała pamiętać o wszystkich szczegółach. Dlatego mój podstawowy sposób to:
→ Każde zadanie trafia na listę
Pisząc każde, naprawdę mam na myśli każde. Nawet najdrobniejsze i najbardziej błahe. Jeśli mam do kogoś zadzwonić, napisać, umówić się, wysłać, odebrać itp. to wszystko wrzucam na listę. Oczywiście, nie jestem robotem i naturalnie czasami zapomnę coś wpisać, ale zasada jest zasadą. To pozwala mi w większości przypadków uniknąć sytuacji w stylu: „miałam coś zrobić, ale nie pamiętam, co…” Zatem, każde zadanie trafia na jedną listę, którą mam zawsze pod ręką. Jeśli wymaga działania w określonym terminie to również to zapisuję. Jedyny przypadek, w którym nie zapisuję zadania to:
→ Jeśli zadanie zajmie kilka minut, wtedy robię to od razu
Nie ma sensu wpisywać na listę czegoś, co jestem w stanie zrobić od razu. Od razu mogę też zadanie zdelegować, jeśli mam taką możliwość. Takim zadaniem będzie np. odpowiedź na krótkiego maila, albo użycie któregoś z mailowych szablonów, odpowiedź na komentarz, krótki telefon czy załatwienie prostej sprawy. Teraz kluczowe pytanie – co dzieje się z zadaniami wpisanymi na listę. Otóż, każdego dnia otwieram sobie swoją listę i zaznaczam, które zadania będę dziś realizować. Pracuję z taką listą do momentu, gdy duża liczba zadań jest wykreślona. Wtedy lista staje się nieczytelna i tworzę nową. Na liście mam zadania ważne i zadania, które muszę zrealizować w konkretnym terminie (niekoniecznie pilne). Kolejna bazowa zasada to:
→ 1 dzień = 1 ważne zadanie
Ważne z reguły oznacza albo ważne w dłuższej perspektywie, albo po prostu duże. Czyli alternatywnie 1 dzień = 1 duże zadanie. Dodatkowo zaznaczam sobie kilka mniejszych zadań do zrealizowania, ale staram się, żeby nie było ich więcej, niż 3-5. To pozwala mi zachować zdrową równowagę. Oczywiście, czasami są dni, gdy uporam się z zaplanowanymi zadaniami szybciej, wtedy robię kilka tych drobniejszych, mniej istotnych. Bywają też takie dni, gdy wszystko idzie jak po grudzie i nie uda mi się uporać nawet z tym jednym ważnym. Trudno, tak też bywa i wtedy:
→ Daję sobie prawo do odpoczynku (ile trzeba)
Zdarzają się też takie chwile, gdy mam gorszy dzień – jestem przemęczona, chora, albo po prostu nie mam siły. Wtedy staram się zrobić sobie przerwę i nie pracować. Działam tylko z zadaniami terminowymi (jeśli termin na gardle, ale bardzo rzadko mi się to zdarza), albo po prostu odchodzę od komputera porobić cokolwiek innego. Siedzenie przy nim jak zombie nie posuwa pracy do przodu, tylko dodatkowo mnie frustruje. Odkryłam też, że wyjątkowo energochłonna jest dla mnie praca z ludźmi – spotkania, albo szkolenia. Wiem, że po przeprowadzeniu 5h szkolenia przez resztę dnia zwyczajnie i zupełnie nie jestem w stanie pracować. Czasami wystarcza mi jedno popołudnie na regeneracje, a czasami spędzam kolejny poranek w łóżku z książką.
Planowanie większych projektów
Publikuje ten tekst właśnie teraz, ponieważ dla mnie (i z tego, co wiem dla wielu osób również) czas pomiędzy Świętami jest doskonałą porą na planowanie intensywnego podboju wszechświata w Nowym Roku. ;) Nie podam Wam tutaj żadnego złotego sposobu czy narzędzia, bo od kilku lat planuję swoje działania opierając się na harmonii pomiędzy rozumem a sercem, ze szczyptą intuicji. Wiem, że to dramatycznie głupio brzmi, ale naprawdę tak to wygląda. Kiedyś, gdy byłam dużo młodsza, byłam zafascynowana koncepcją design your life czyli zaprojektowania sobie życia i wydawało mi się, że muszę zaplanować absolutnie każdy krok, najlepiej długoterminowo, w przeciwnym razie czas mi bezpowrotnie ucieknie i staną się różne straszne rzeczy. ;) Dziś podchodzę do tego zupełnie inaczej.
Oczywiście, rozumiem konieczność długofalowego planowania w pewnych sferach naszego życia, przykładowo zbieranie oszczędności na emeryturę czy zapewnienia sobie poduszki finansowej. Temu też m.in. służą mi inwestycje w nieruchomości. Pozostałe plany kształtują się w mojej głowie na bieżąco i pozwalam sobie również na ich swobodną zmianę, jeśli poczuję, że mi już z nimi nie po drodze. Naturalnie, myślę o projektach, które chcę zrealizować, które będą dla mnie rozwijające i pozwolą mi zarobić na chleb. Spisuję je, ale nie jestem z nimi związana aż do śmierci. Gdybym 10 lat temu skrupulatnie wprowadziła w życie swój ówczesny plan, nie byłam teraz w momencie, w którym jestem. Nie robiłabym tego, co robię.
Wielokrotnie pytano mnie czy robię tzw. mapy marzeń. W życiu zrobiłam tylko jedną, na warsztatach, na które trafiłam trochę przez przypadek. Praca nad nią była twórcza i bardzo przyjemna, bo polegało to na wycinaniu różnych zdjęć z gazet i wklejaniu na kartkę brystolu, z dopiskami od siebie. Moja mapa była śliczna. Zapomniałam o niej 2 dni później. ;) Uważam, że to narzędzie bardzo podobne do bullet journal – fajnie się twórczo wyżyć, ale z planowaniem i organizowaniem czasu niewiele ma to wspólnego.
Mam ogromne (i wypracowane) szczęście być w momencie, w którym zawodowo mam przed sobą sporo możliwości. W dużej mierze moje planowanie polega na podejmowaniu decyzji, również w które projekty się NIE zaangażuję. Kiedyś byłby to dla mnie ogromny problem, ale teraz, z minimalizmem pod ręką jest mi dużo łatwiej. Staram się praktykować świadome i mądre odmawianie, również sobie. Pozwalam też sobie, jak dziecku, cieszyć się fantastycznym czasem, w którym nic nie muszę na siłę. Moje plany na przyszły rok w dużym stopniu są oparte na tym, kim chcę być, a nie na tym, co chcę zrobić.
***
Podsumowując, moje sposoby na efektywne i minimalistyczne planowanie i organizację czasu to:
- zwykły zeszyt jako planer + miesięczny kalendarz na jednej kartce
- listy zadań – każde zadanie trafia na jedną listę
- zrób to od razu, jeśli zadanie zajmie kilka minut
- 1 dzień = 1 ważne (lub duże) zadanie
- daj sobie prawo do odpoczynku
- dodatkowe 10 sposobów jak zaoszczędzić czas w pracy
- brak skrupulatnego planowania długoterminowego
Z ogromną przyjemnością poczytam o Waszych narzędziach i sposobach zarządzania czasem, no i oczywiście o planach na przyszły rok!
